Jakarta, Rabu – “Emang harus sekarang kita ke kantor?” jawab Dondy Bappedyanto, General Manager, PT. Infinys System Indonesia ketika ditanya mengenai penting tidaknya virtual office saat pembukaan Tech Update PCplus jilid dua dengan tema virtual office di The Cone, fX lifestyle X’nter, kemarin (27/03/2013). “Kalau saya terus ada di kantor, waktu saya tidak produktif. Lebih baik saya lebih banyak jalan keluar cari customer, cari partner, cari PO sebenarnya, tapi saya bisa ngontrol anak buah saya lagi ngapain,” imbuh Donny. Azis Wonosari, Technical Manager, PT. Lenovo Indonesia pun mengamini pentingnya virtual office ini dengan semakin macetnya lalu lintas seperti halnya di Jakarta.
Untuk mendapatkan virtual office ini ada beberapa unsur kunci yang harus dipenuhi, yakni dari sisi perangkat, infrastruktur, serta aplikasi dan layanan.
Dari sisi perangkat, memang aneka perangkat yang ada sekarang banyak yang sudah bisa dipakai untuk melakukan pekerjaan yang biasa dilakukan di kantor. Tren yang ada pun bergerak ke arah BYOD (Bring Your Own Device), namun demi keamanan dan manajemen, banyak perusahaan yang menetapkan sejumlah kriteria akan perangkat yang bisa dipakai untuk virtual office. Selain itu, kenyamanan pengunanya juga penting. “Produk ini yang paling ringan sekarang ini untuk kelas notebook yang menggunakan displai 14″ yang kita sebut ThinkPad X1 Carbon. Ini adalah salah satu produk flagship dari Lenovo khusus untuk corporate produk,” sebut Azis. Selain ringan dan memakai carbon fiber — memiliki reliabilitas tinggi, laptop ini juga dilengkapi sejumlah fitur seperti Intel vPro (beserta AMT-nya) dan TPM yang memberikan keamanan dan kemampuan manajemen tadi.
Setiap perangkat dalam virtual office itu tentunya perlu untuk terhubung, misalnya demi bertukar data seperti halnya di kantor. Untuk terhubung, koneksi yang paling umum dipakai adalah internet. Oleh karena itu, infrastruktur yang ada pun harus memadai. Untungnya, di Indonesia sudah semakin mudah untuk terkoneksi ke internet, baik lewat Wi-Fi maupun lewat jaringan selular.
Bicara soal data, jika kamu punya banyak perangkat, salah satu yang diperlukan adalah konsistensi data. Maksudnya adalah data yang tersedia saat kamu menggunakan berbagai peranti adalah sama. Contohnya, bila kamu punya tiga perangkat, ketika memeriksa email, dari perangkat manapun melakukannya, kamu akan mendapatkan jumlah email yang sama, status email yang sama, kontak yang sama, dan seterusnya. “Di virtual office yang penting produktivitas. Kita bisa punya single app yang semua orang pakai dan bisa sinkronisasi antar semua device,” jelas Dondy. Ia pun menambahkan bahwa aplikasi ini dalam menjalankan tugasnya terkoneksi ke server. Memiliki server sendiri tentunya butuh biaya, baik dari sisi pengadaannya, jalur internet khususnya, maupun perawatannya. Agar lebih efisien bisa menggunakan layanan cloud seperti yang ditawarkan Infinys, apalagi pembayarannya pun disesuaikan dengan jumlah penggunaan.
Pada Tech Update PCplus yang bekerjasama dengan Lenovo Indonesia dan Infinys System Indonesia ini, turut hadir Hermawan Tjakradiwiria dari Onigi — aplikasi toko online. Ia menjelaskan berbagai kemudahan yang ditawarkan Onigi, termasuk memungkinkan kamu membuka virtual office, tepatnya virtual store dalam waktu kurang dari satu menit.